Технологии для планирования мероприятий: как использовать, преимущества, цифровые платформы

Сегодня организация корпоративных мероприятий становится всё более технологичной: от анализа предпочтений сотрудников до сбора обратной связи после события. Такой подход позволяет сделать корпоратив под ключ более эффективным, точным и персонализированным. 

Ивент-агентство ГРИН использует современные технологии и аналитику при планировании корпоративов, чтобы создавать события, которые не только впечатляют, но и работают на команду и корпоративную культуру. Вы можете оставить заявку и мы сделаем мероприятие под вашу задачу. 

Раньше корпоративы часто строились по стандартному сценарию: банкет, ведущий, шоу-программа. Сегодня компании хотят мероприятия, которые действительно вовлекают сотрудников. 

Использование данных позволяет:

• понять интересы и предпочтения аудитории;
• выбрать подходящий формат события;
• повысить уровень вовлечённости гостей;
• оптимизировать бюджет мероприятия;
• измерить результат и эффективность события.

Например, анализ внутренних опросов сотрудников может показать, что команда предпочитает интерактивные форматы, мастер-классы или концертные шоу, а не традиционные форматы. 

1. Онлайн-опросы и аналитика аудитории

Перед планированием события многие компании проводят опрос сотрудников.

Это помогает узнать: какие форматы корпоративов нравятся команде, готовы ли сотрудники участвовать в интерактивах, какие активности вызывают наибольший интерес. На основе этих данных можно создать сценарий корпоративного мероприятия, который будет максимально соответствовать ожиданиям гостей. Онлайн опрос можно провести с помощью любого сервиса, например, ЯндексФорм. Там просто настроить нужные вам поля и сразу собирается вся аналитика ответов. 

Анализ аудитории подразумевает собой не только проведение сбора статистических данных, но и качественных показателей. Это особенно актуально для деловых и маркетинговых мероприятий, когда нужно предугадать поведение новых посетителей, мероприятия, а не только своих сотрудников. 

2. Цифровые платформы для управления событиями

Сегодня существует множество event-платформ, которые упрощают организацию мероприятий.

Они помогают:

• управлять регистрацией гостей;
• формировать списки участников;
• отправлять приглашения;
• контролировать тайминг мероприятия.

Такие инструменты позволяют сделать организацию корпоратива более структурированной и управляемой. 

3. Интерактивные технологии на мероприятии

Технологии помогают сделать корпоратив более динамичным и вовлекающим.

Часто используются: онлайн-голосования, мобильные приложения для гостей, интерактивные экраны, цифровые квизы, игровые механики. Это позволяет участникам взаимодействовать с событием, а не просто наблюдать за программой.

Оформление мероприятий с помощью технологий (экран, эффекты, механики) на наших мероприятиях — это уже почти базовый минимум. Также мы используем чат-боты в определенных программах, у нас есть онлайн-программы, а на корпоратив в прошлом году мы вообще запустили прямую трансляцию во время мероприятия, создавая эффект телешоу. Познакомиться с этим кейсом можно у нас на сайте в соответствующем разделе. 

4. Сбор обратной связи после мероприятия

Один из самых недооценённых этапов — анализ мероприятия после его проведения.

Компании собирают: оценки программы, отзывы сотрудников, предложения по улучшению будущих событий. Эта информация помогает планировать следующие корпоративные мероприятия более точно и создавать форматы, которые действительно работают.

После своих мероприятий мы также собираем обратную связь с наших заказчиков, чтобы найти точки роста. Но помимо этого на каждом мероприятии мы отслеживаем определенные метрики: вовлеченность гостей, доходимость, охваты и др. Эти данные также помогают нам и заказчикам становится лучше и оценивать результаты своей работы. 

В последние годы корпоративные события всё чаще становятся гибридными и цифровыми. Это может включать: трансляции мероприятий, интерактивные онлайн-активности, цифровые платформы для участия гостей, интеграцию соцсетей и корпоративных медиа. Такие решения делают корпоративные мероприятия масштабируемыми и более современными.

Создание успешного корпоративного события требует не только креативной идеи, но и грамотного планирования, аналитики и режиссуры. Ивент-агентство ГРИН организует деловые и корпоративные мероприятия под ключ:

• разработка концепции и сценария
• подбор площадки и артистов
• использование интерактивных технологий
• управление мероприятием и режиссура
• аналитика и работа с аудиторией

Мы создаём корпоративные события, которые объединяют команду, вовлекают сотрудников и приносят бизнесу реальную ценность.